電子取引データの保存とは？メールで届いた請求書の保存ルールと、専用システムなしでできる対応方法

先に結論：データで受け取ったものは、データのまま残す

電子取引データの保存で押さえることは、次の4つです。

• 対象：注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などを、メールやWebサイト、クラウドサービスなどのデータでやりとりした場合。受け取ったものだけでなく、自分が送ったものも含みます。
• ルールは3つ：①改ざんを防ぐ措置をとる、②画面やプリンタで見られるようにしておく、③「日付・金額・取引先」で探せるようにする。
• 専用システムがなくても対応できる：改ざん防止は「事務処理規程」を決めて守る方法、検索は表計算ソフトの一覧表やファイル名のつけ方で対応する方法が、国税庁の資料で示されています。
• 間に合わない場合の猶予措置がある：一定の条件を満たせば、まずはデータを消さずに保存しておくことで対応できます。

法人だけでなく、個人事業主も対象です。国税庁のパンフレットも「法人・個人事業者の皆様へ」という呼びかけで始まっています。

電子帳簿保存法のうち「義務」になっているのはこの部分

電子帳簿保存法には、大きく分けて3つの仕組みがあります。

区分	内容	義務かどうか
電子帳簿等保存	会計ソフトなどで自分で作った帳簿や書類を、データのまま保存する	希望する人が使う
スキャナ保存	紙で受け取った請求書などを、スキャンした画像で保存する	希望する人が使う
電子取引データ保存	データで受け取った・送った取引の書類を、データのまま保存する	データでやりとりした人は全員が対象

このうち、事業をしている人がほぼ必ず関係するのが3つ目の「電子取引データの保存」です。令和5年12月31日までの電子取引は、データを印刷して保存していれば差し支えないとされていましたが、令和6年からは保存要件に沿ってデータで保存することが求められています（国税庁「電子取引関係」のページ）。

「電子取引」とは何か：対象になる取引の具体例

国税庁の一問一答では、電子取引を「取引情報の授受を電磁的方式により行う取引」と説明しています。ここでいう取引情報とは、注文書、契約書、送り状、領収書、見積書などに通常書かれる内容のことです。

具体的には、次のようなものが当てはまります。

• メールで請求書や領収書のPDFを受け取った（メール本文に取引内容が書かれている場合も含む）
• 通販サイトやWebサービスの管理画面から、領収書や請求書をダウンロードした
• 請求書のやりとりにクラウドサービスを使っている（相手と直接やりとりしなくても、データを共有していれば該当）
• スマホの決済アプリで支払い、アプリの事業者から利用明細を受け取った
• EDI取引（企業間で受発注データを直接やりとりする仕組み）
• 紙を出さずにデータで受信するFAX機能付きの複合機でやりとりした
• 従業員を雇うときに、労働条件通知書をメールで送った、雇用契約書をクラウドで取り交わした

保存の範囲は、紙で保存する場合と変わりません。売上や仕入の書類だけでなく、水道光熱費や旅費交通費など、仕入以外の経費にかかわる書類も含まれると一問一答に書かれています。

メールは全部保存しないといけない？

いいえ。保存が必要なのは取引情報が含まれているものだけです。一問一答によると、メール本文に取引内容が書かれている場合はそのメールを、添付ファイルで領収書などを受け取った場合は添付ファイルだけを保存すればよいとされています。日程調整や挨拶だけのメールまで保存する必要はありません。

保存しなくてよい見積書もある

一問一答では、連絡ミスや書き損じのある見積書、正式な見積書の前に作った大まかなもの、取引を希望する会社から一方的に送られてくる見積書などは、保存の必要はないと考えられるとしています。

同じ内容を紙でも受け取った場合

データと紙の内容が同じで、紙を正本として扱うと社内で決めている場合は、紙の保存だけで足ります。ただし、メール本文で詳しい内容を補足しているなど、データにしかない情報がある場合は、紙とデータの両方を保存する必要があります。

保存のルールは3つ

国税庁のパンフレット「電子取引データを適切に保存できていますか？」（令和6年11月）では、原則的な保存のルールを3つにまとめています。

① 改ざんを防ぐための措置をとる

次のうち、どれか1つを行います。

1. タイムスタンプが付いたデータを受け取る
2. 受け取ったデータに、自分でタイムスタンプを付ける
3. 訂正や削除の履歴が残るシステム（または訂正・削除ができないシステム）で、受け取りや保存を行う
4. 改ざんを防ぐための事務処理規程を作り、そのとおりに運用し、備え付けておく

1〜3は対応したサービスやシステムが必要になりますが、4の事務処理規程はシステムを入れなくてもできます。国税庁のサイトには、規程のサンプル（ひな形）も用意されています（「電子取引関係」のページの「参考資料（各種規程等のサンプル）」）。小さな会社や個人事業主は、まず4から始めるのが現実的です。

② 画面やプリンタで見られるようにする

保存したデータを確認するためのパソコンの画面やプリンタなどを備えておく、というルールです。一問一答では、プリンタを常に置いていなくても、税務調査などのときに近くの有料プリンタなどですぐに印刷して対応できれば、備え付けているものとして扱って差し支えないとしています。スマートフォンだけで取引している人も対象で、その場合も検索の仕組みや事務処理規程などの対応が必要です。

③ 「日付・金額・取引先」で探せるようにする

保存したデータを、取引の日付・金額・取引先の3つで検索できるようにしておきます。これに加えて、次のどちらかが必要です。

• 日付や金額を範囲で指定して検索でき、2つ以上の項目を組み合わせて検索できること
• 税務調査などのときに、データのダウンロードの求めに応じられること

また、基準期間（2年前または前々期）の売上高が5,000万円以下の人などは、ダウンロードの求めに応じられるようにしておけば、③の検索のルールそのものを満たさなくてもよいとされています。

専用システムなしでできる「探せる」仕組みの作り方

国税庁のパンフレットと一問一答では、システムがない場合の検索の方法として、次の2つが紹介されています。

方法A：表計算ソフトで一覧表（索引簿）を作る

データのファイル名に通し番号を付けて保存し、ExcelやGoogleスプレッドシートなどで一覧表を作ります。表計算ソフトの絞り込みや並べ替えで、範囲指定や組み合わせの検索ができる状態にしておけば、検索の要件を満たすと考えられるとされています。

連番	日付	金額	取引先	種類	保存場所・備考
1	20261002	33000	〇〇サーバー(株)	請求書	2026/10フォルダ・メール受信
2	20261010	4980	△△ストア	領収書	2026/10フォルダ・サイトからDL
3	20261031	110000	(株)□□商事	請求書（発行）	2026/10フォルダ・自社発行

日付は「20261002」のように8けたの数字にしておくと、表計算ソフトで範囲を指定しやすくなります。種類や保存場所の列は必須ではありませんが、あとで探すときに便利です。

方法B：ファイル名のつけ方をそろえる

ファイル名に「日付」「金額」「取引先」を、決まった順番で入れておく方法です。たとえば次のようにします。

• 20261002_〇〇サーバー(株)_33000.pdf
• 20261010_△△ストア_4980.pdf

このように規則性のあるファイル名のデータを決まったフォルダに集めておく方法は、パンフレットでも検索の方法として示されています。一問一答では、この方法で検索のルールを満たすには、税務職員のダウンロードの求めに応じられるようにしておくことが前提として書かれています。取引先ごとにフォルダを分け、ファイル名には日付と金額を入れる、というやり方も認められています。

事務処理規程で決めておくこと

ルール①の「事務処理規程」は、データを勝手に直したり消したりしないための社内ルールです。国税庁のサンプルを使えば、一から書く必要はありません。決めておく内容は、おおむね次のようなものです。

• 規程の目的と、対象になるデータの範囲
• 保存を担当する人（責任者）
• データを受け取ったときや送ったときの保存の手順
• どうしても訂正・削除が必要な場合の手続き（申請・承認・記録を残す）
• 保存の期間

規程は作るだけでなく、そのとおりに運用し、すぐに見せられるように備え付けておくことまでが要件です。サンプルの会社名や担当者の部分を書き換えて、社内で共有しておきましょう。

対応が間に合わない場合の猶予措置

パンフレットでは、原則のルールへの対応が間に合わない場合でも、次の(1)と(2)の両方を満たせば、電子取引データを保存しておくだけでよいとしています。

1. 原則のルールに沿った保存ができなかったことについて、所轄の税務署長が「相当の理由がある」と認める場合。事前の届出は不要で、「人手不足」「システム整備の資金不足」「システム整備が間に合わない」なども相当の理由として認められるとされています。
2. 税務調査のときに、データのダウンロードの求めと、データを印刷した書面の提示・提出の求めに、それぞれ応じられるようにしている場合。

つまり、いちばん大事なのは受け取ったデータを消さないことです。印刷して元のデータを消してしまうと、この猶予措置も使えなくなります。

どのくらいの期間、保存するのか

電子帳簿保存法は、所得税法や法人税法などで決められた保存の方法の特例なので、保存期間はそれぞれの法律の定めに従います。一問一答に載っている個人事業者の場合の主な期間は、次のとおりです。

区分	主な書類	保存期間
青色申告者	領収証、小切手控、預金通帳など（現金預金取引等関係書類）	7年（前々年分の事業所得・不動産所得が300万円以下の人は5年）
青色申告者	請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など	5年
白色申告者	請求書、納品書、送り状、領収書など	5年

消費税の課税事業者が、仕入税額控除のために保存する請求書等や、インボイス発行事業者として交付したインボイスの写しは、7年間の保存が必要です。法人の保存期間も、一問一答に表がまとめられているので確認してください。

なお、バックアップの保存は法律上の要件ではありませんが、保存期間を通して適切に残すために、バックアップをとっておくことが望ましいとされています。パソコンの故障やスマートフォンの機種変更でデータが消えないよう、クラウドストレージなど別の場所にも置いておくと安心です。

今日から始める5つの手順

まだ何もしていない場合は、次の順番で進めると負担が少なく済みます。

手順	やること	目安の時間
1	データで受け取っている書類を洗い出す（メール、通販サイト、クラウド請求書、決済アプリなど）	30分
2	保存先のフォルダを決める（年・月ごと、または取引先ごと）	10分
3	ファイル名のルールを決める（日付_取引先_金額）。必要なら一覧表も用意する	20分
4	国税庁のサンプルをもとに事務処理規程を作り、社内で共有する	1時間
5	月に1回、保存漏れがないか確認する日を決める	毎月15分

取引が増えてきて手作業がつらくなったら、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトや請求書の受け取りサービスに切り替えることも考えられます。国税庁の「電子取引関係」のページには、対応している市販ソフトを調べるための案内もあります。

よくある質問

Q. 個人事業主やフリーランスも対象ですか？

はい。法人・個人事業者のどちらも対象です。パンフレットも「法人・個人事業者の皆様へ」として作られています。

Q. 印刷して紙で保存しておけば大丈夫ですか？

令和6年1月以降の電子取引は、データのまま保存することが求められています。印刷した紙を保存していても、元のデータは消さずに残してください。

Q. タイムスタンプのサービスを契約しないといけませんか？

必須ではありません。改ざん防止の措置は4つの方法から1つを選べばよく、事務処理規程を作って運用する方法なら、タイムスタンプのサービスは不要です。

Q. メールの受信箱に残しておくだけではだめですか？

メールの受信箱は、日付・金額・取引先で検索できないことが多く、そのままでは検索のルールを満たしにくいです。添付ファイルを決まったフォルダに保存し、ファイル名か一覧表で探せるようにしておくのが確実です。

Q. 自分が発行した請求書のデータも保存が必要ですか？

はい。受け取ったものだけでなく、メールなどで相手に送った請求書や見積書のデータも対象です。

Q. スマホで受け取った領収書はどうすればいいですか？

スマートフォンで受け取ったデータも対象です。一問一答では、スマートフォンやクラウドに通し番号を付けて保存し、表計算アプリで一覧表を作るなどの方法が例として挙げられています。機種変更のときは、データを新しい機種に移すなどして、保存期間中は残しておく必要があります。

まとめ

• メールやWebサイトなどデータで受け取った・送った取引の書類は、データのまま保存する
• 保存のルールは「改ざん防止」「見られる」「探せる」の3つ
• 改ざん防止は事務処理規程、検索は一覧表かファイル名のルールで、専用システムなしでも対応できる
• 売上高5,000万円以下などの場合は、ダウンロードの求めに応じられれば検索のルールが不要になる
• 間に合わない場合も、データを消さずに残しておけば猶予措置が使える

制度の細かい扱いは、国税庁の一問一答に多くの事例が載っています。迷ったときは、国税局の電話相談センターに問い合わせることもできます。

出典：国税庁「電子取引関係」／国税庁「電子取引データを適切に保存できていますか？」（令和6年11月）／国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（令和8年7月）問2・問4・問6・問8・問16・問17・問21・問50ほか／国税庁「電子帳簿保存法Q&A（一問一答）」